¿Qué es la matriz de Eisenhower?
Es una forma de ordenar tareas con dos preguntas: si una tarea es urgente y si es importante. Al cruzar las dos respuestas salen cuatro cuadrantes, y cada uno pide una acción distinta.
El nombre viene de Dwight D. Eisenhower. En un discurso del 19 de agosto de 1954 contó que tenía dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes, y que los urgentes casi nunca eran importantes ni los importantes, urgentes.
Stephen R. Covey convirtió esa idea en los cuatro cuadrantes de gestión del tiempo en el hábito 3, «Primero lo primero», de «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva». De ahí sale la cuadrícula que se usa hoy.
¿Cuáles son los cuatro cuadrantes de la matriz de Eisenhower?
Urgente quiere decir que tiene un plazo cercano o que alguien espera una respuesta ya. Importante quiere decir que te acerca a algo que te importa: tu trabajo, tu salud, tu casa o tu gente.
1. Hacer ahora: urgente e importante
Lo que tiene consecuencias si no se hace hoy. En casa, pagar un recibo que vence mañana. En el trabajo, entregar el informe que te piden para la reunión de esta tarde.
2. Planificar: importante y no urgente
Lo que mejora tu vida a medio plazo, pero que nadie te reclama. En casa, pedir cita para la revisión del coche antes del viaje. En el trabajo, preparar la formación del mes que viene. Es el cuadrante que más se descuida, y por eso conviene ponerle fecha.
3. Delegar: urgente y no importante
Lo que corre prisa, pero que puede hacer otra persona o que se puede resolver de forma más sencilla. En casa, recoger un paquete que puede recoger otra persona. En el trabajo, contestar una consulta que conoce mejor un compañero.
4. Dejar: ni urgente ni importante
Lo que no aporta y se puede borrar o dejar para un rato libre. En casa, reorganizar por tercera vez la carpeta de fotos. En el trabajo, revisar un canal de mensajes que no te afecta.
¿Qué se hace primero, lo urgente o lo importante?
Primero, lo que es urgente e importante a la vez. Después, en lugar de pasar a lo urgente que no importa, reserva tiempo para lo importante que no corre prisa: si no le haces hueco en la agenda, acaba volviéndose urgente.
Lo urgente que no es importante se delega o se resuelve en un bloque corto. Lo que no es ni urgente ni importante, se deja.
¿Cómo llenar la matriz de Eisenhower?
- Escribe todas tus tareas en «Sin clasificar», una a una. No las ordenes todavía.
- Pulsa «Clasificación rápida» y responde dos preguntas por tarea: ¿es urgente? y ¿es importante?
- Revisa «Hacer ahora». Si tiene más de tres o cuatro tareas, alguna no es tan urgente o tan importante.
- Pon fecha a cada tarea de «Planificar».
- Decide a quién pasas las de «Delegar» y borra las de «Dejar».
Atajos de teclado
- Intro añade la tarea que estás escribiendo.
- En la clasificación rápida, S responde «sí», N responde «no» y Esc sale.
- Cada tarea tiene un menú para moverla a otro cuadrante, que se usa con el tabulador y las flechas.
- Con el ratón también puedes arrastrar las tareas de un cuadrante a otro.
Errores frecuentes
- Meterlo todo en «Hacer ahora». Si todo es urgente e importante, la matriz no te ayuda a decidir.
- Confundir urgente con importante. Que un mensaje llegue con prisa no lo hace importante.
- Dejar vacío «Planificar». Ahí están las tareas que más te acercan a lo que quieres.
- Hacer la matriz una vez y olvidarla. Las tareas cambian de cuadrante con los días: repásala cada mañana o cada lunes.
- Apuntar tareas demasiado grandes. «Mudanza» no cabe en un cuadrante; «pedir presupuesto a dos empresas de mudanzas», sí.
Imprimirla o pasarla a Excel
Cuando termines, tienes tres opciones:
- Copiar como texto: copia la matriz con un apartado por cuadrante, para pegarla en una nota o en un correo.
- Descargar para Excel: descarga un CSV con las columnas «Cuadrante» y «Tarea», que Excel abre con los acentos bien y cada dato en su columna.
- Imprimir: abre la ventana de impresión solo con la matriz. Desde ahí también puedes guardarla en PDF.
De la matriz a tu día
2brain no tiene vista de matriz. Lo que sí tiene son prioridades, de «Sin prioridad» a «Prioridad máxima», y fechas límite, y puedes ordenar la lista por cualquiera de las dos. Lo importante se marca con la prioridad y lo urgente, con la fecha.
En los planes Completo y Pro, el asistente prepara además un plan del día con tres apartados: «Lo imprescindible», «Si te apetece» y «Puede esperar».
Si buscas un método para vaciar la cabeza antes de priorizar, lee la guía del método GTD.
Preguntas
¿Es gratis y sin registro?
Sí. La herramienta se usa entera en esta página, sin cuenta y sin dar tu correo.
¿Dónde se guardan mis tareas?
En tu navegador. Si no activas «Guardar en este navegador», se borran al cerrar la página. Si lo activas, se guardan solo en este dispositivo y «Borrar todo» las elimina. 2brain no las recibe.
¿La puedo pasar a Excel o imprimir?
Sí. «Descargar para Excel» genera un CSV que Excel abre con los acentos y las columnas bien. «Imprimir» saca solo la matriz, y desde la misma ventana la puedes guardar en PDF.
¿Qué tiene que ver con Covey?
Stephen R. Covey popularizó los cuatro cuadrantes en «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva». En su versión, el cuadrante de lo importante y no urgente es el que más tiempo merece.
¿Hay ejemplos de la vida diaria?
Pulsa «Cargar ejemplo» y verás tareas de casa y de trabajo ya colocadas. Puedes moverlas o quitarlas para practicar antes de escribir las tuyas.
¿Qué inconvenientes tiene?
No tiene en cuenta cuánto tarda cada tarea ni cuánta energía tienes, y lo que es importante depende de cada persona. Sirve para decidir qué hacer hoy o esta semana, y menos para proyectos largos con muchas piezas.
Más herramientas en Recursos.