Método GTD: cómo aplicar los cinco pasos en tu día

¿Qué es el método GTD?

GTD son las siglas de «Getting Things Done». Lo creó David Allen y lo explica en su libro del mismo nombre. La idea de partida es sencilla: la cabeza sirve para pensar, no para acordarse de todo. Si guardas los pendientes en un sitio de confianza, dejas de darles vueltas.

El método no depende de ninguna herramienta. Vale una libreta, una hoja de cálculo o una app. Lo que importa es seguir los cinco pasos, siempre en el mismo orden. Puedes leer la explicación del propio autor en gettingthingsdone.com.

Los cinco pasos, de un vistazo

1. Capturar: apunta todo lo que te ronda la cabeza, sin ordenarlo.
2. Aclarar: decide qué es cada cosa y cuál es el siguiente paso.
3. Organizar: pon cada cosa en la lista que le toca.
4. Revisar: repasa tus listas cada semana.
5. Hacer: elige qué toca ahora y ponte con ello.

Paso 1: capturar

Capturar es sacar de la cabeza todo lo que te pide atención: una gestión, un correo, una idea, una compra, una llamada. No hace falta que sea importante ni que esté bien escrito. Basta con que no se pierda.

Dos reglas ayudan. Apunta rápido, con las palabras que te salgan. Y usa pocos sitios de captura, para no tener que buscar luego en cinco libretas.

Cómo capturar en 2brain

A mano, creas una tarea con su título. Lo puedes hacer en el móvil o en el navegador. En los planes Prueba, Completo y Pro, también puedes escribir al chat lo que tienes en la cabeza y que el asistente cree las tareas por ti. Si no quieres usar el chat, la captura a mano funciona igual.

El plan Gratis admite hasta 25 tareas y 2 hábitos.

Paso 2: aclarar

Aclarar es coger cada cosa capturada y preguntarte qué es. El método parte de una pregunta: ¿se puede hacer algo con esto?

• Si no, lo tiras, lo guardas como referencia o lo anotas para «algún día».
• Si sí, defines el siguiente paso físico. No «hacer la declaración», sino «buscar el certificado de la empresa».
• Si el resultado necesita más de un paso, es un proyecto: apuntas el resultado y su primer paso.

La regla de los dos minutos

Si el siguiente paso se hace en menos de dos minutos, hazlo en ese momento. Apuntarlo, ordenarlo y recordarlo cuesta más que resolverlo. Contestar un mensaje corto o pedir una cita por teléfono son buenos ejemplos.

No es una norma rígida. Si tienes tiempo, puedes dedicar más rato a algo. El límite de dos minutos sirve para vaciar la bandeja deprisa.

Si lo que toca es de otra persona, anótalo como «a la espera» y repásalo en la revisión semanal. Si es para un día concreto, ponle fecha.

Paso 3: organizar

Organizar es poner cada resultado de aclarar en su lista. En el método, las listas habituales son las acciones siguientes, los proyectos, las cosas a la espera, lo que tiene un día fijo y lo de «algún día».

Cómo organizar en 2brain

• Prioridad: cada tarea tiene una prioridad, de «Sin prioridad» a «Prioridad máxima».
• Fecha límite: sirve para lo que tiene un día fijo. Puedes ordenar la lista por prioridad o por fecha.
• Subtareas: un proyecto se apunta como una tarea con sus pasos dentro, como subtareas.
• Repetición: lo que haces cada semana o cada mes se programa una vez y se repite solo.

En el móvil, una tarea con fecha te avisa a su hora. En el navegador no llegan avisos, así que si quieres alertas, usa la app.

Si dudas de cuánta prioridad dar a cada cosa, la matriz de Eisenhower te ayuda a separar lo urgente de lo importante antes de organizar.

Paso 4: la revisión semanal

Las listas solo sirven si confías en ellas, y para confiar hay que repasarlas. El método propone una revisión semanal: un rato cada semana para dejar todo al día.

1. Vacía la bandeja: captura y aclara lo que se haya acumulado.
2. Repasa las tareas con fecha de la semana que viene.
3. Mira cada proyecto y comprueba que tiene un siguiente paso.
4. Revisa lo que está a la espera y escribe a quien toque.
5. Mira la lista de «algún día»: pasa a tareas lo que ahora sí quieras hacer y borra lo que ya no.

En 2brain puedes crear una tarea que se repita cada semana con el nombre «Revisión semanal». Así la revisión aparece sola en tu lista.

Paso 5: hacer

Con todo capturado, aclarado y organizado, queda elegir. Según el método, usas tu sistema de confianza para decidir con claridad qué haces ahora. Si miras la lista a media mañana, pregúntate cuánto tiempo tienes y qué es lo más importante.

En 2brain, ordenar la lista por prioridad te enseña arriba lo más importante, y ordenarla por fecha, lo que vence antes. En los planes Completo y Pro, el asistente también prepara un plan del día.

Un ejemplo: un lunes con GTD

Marta trabaja en una oficina y tiene la cabeza llena un lunes por la mañana. Así aplica los cinco pasos.

1. Captura. En diez minutos apunta nueve cosas: «dentista», «presupuesto del cliente», «cumpleaños de mamá», «renovar el seguro», «ordenar el trastero», «contestar a Luis», «cena del viernes», «curso de Excel» y «factura de la luz».
2. Aclara. «Contestar a Luis» son dos minutos: lo hace en el momento. «Ordenar el trastero» y «curso de Excel» no tienen urgencia: van a «algún día». «Presupuesto del cliente» es un proyecto con un primer paso: pedir los datos de las partidas.
3. Organiza. Pone fecha a la cita del dentista y al pago de la factura. Marca el presupuesto con prioridad alta y le añade dos subtareas. El seguro queda para el jueves.
4. Revisa. Crea una tarea «Revisión semanal» que se repite cada viernes.
5. Hace. A media mañana ordena la lista por prioridad y se pone con el presupuesto.

Al terminar, Marta tiene una cosa hecha, dos aparcadas y el resto con fecha o con prioridad. La cabeza queda libre para trabajar.

Errores frecuentes

• Capturar y no aclarar. Una bandeja con 80 cosas sin revisar pesa igual que tenerlas en la cabeza.
• Apuntar proyectos como si fueran tareas. «Reforma de la cocina» no se puede hacer hoy; «pedir tres presupuestos» sí.
• Saltarse la revisión semanal. Es el paso que mantiene vivo el sistema.
• Tener demasiados sitios de captura. Cuantos más hay, más fácil es que algo se pierda.
• Complicar las listas. Empieza con pocas y añade otras solo cuando las necesites.

Preguntas

¿Qué significa GTD?

Son las siglas de «Getting Things Done», el método y el libro de David Allen.

¿Cuáles son los cinco pasos del método GTD?

Capturar, aclarar, organizar, revisar y hacer.

¿Qué es la regla de los dos minutos?

Si una tarea se hace en menos de dos minutos, se hace en el momento en que la aclaras, en vez de apuntarla. Si lleva más, se organiza en su lista.

¿Cada cuánto se hace la revisión semanal?

Una vez por semana. Dura lo que tardes en dejar tus listas al día.

¿Se puede aplicar GTD con 2brain?

Sí, con sus límites. 2brain no tiene listas llamadas «acciones siguientes» o «a la espera»: usas prioridades, fechas y subtareas para lo mismo. El plan Gratis admite hasta 25 tareas y 2 hábitos, y el chat que crea tareas está en los planes Prueba, Completo y Pro.

¿Hace falta una app para usar GTD?

No. Funciona igual con papel. La app ayuda a que los avisos y las fechas no dependan de tu memoria.

Fuentes

• What is GTD?, de David Allen Company, consultado el 10 de octubre de 2026.
• GTD Weekly Review, de David Allen Company (PDF), consultado el 10 de octubre de 2026.
• The Two-minute Rule, de David Allen, consultado el 10 de octubre de 2026.

Los ejemplos son nuestros. Si ves algún dato que no encaja con la web oficial del método, escríbenos a support@2brain.app y lo corregimos.

Más guías y herramientas en Recursos.